Manual de Acogify
Aprende a hacerlo,
paso a paso.
Una guía práctica y actualizada para configurar Acogify y resolver las tareas del día a día.
5 artículos
Primeros pasos
Configura tu cuenta y aprende a orientarte.
Entrar y orientarse en Acogify
→Conoce el menú, el buscador rápido y tu pantalla inicial.
Completar la puesta a punto inicial
→Deja el establecimiento listo para trabajar con datos reales.
Gestionar usuarios
→Da acceso a tu equipo de forma segura.
Configurar roles y permisos
→Decide qué puede ver cada perfil.
Pasar de prueba a producción
→Convierte la cuenta de demostración en tu entorno real.
32 artículos
Hotel
Reservas, habitaciones, huéspedes, SES Hospedajes, limpieza e informes.
Reservas
Consultar y filtrar reservas
→Encuentra una reserva por fecha, estado o huésped.
Usar el planning
→Consulta ocupación y disponibilidad de forma visual.
Crear una reserva manual
→Registra reservas recibidas por teléfono, email o canal externo.
Confirmar una prereserva
→Convierte una reserva provisional en confirmada.
Modificar una reserva
→Cambia fechas, ocupación, régimen o precio.
Cambiar una reserva de habitación
→Reasigna una estancia sin perder sus datos.
Cancelar o marcar no presentado
→Libera la habitación y conserva el historial.
Trabajar con grupos de reservas
→Gestiona varias habitaciones bajo un mismo grupo.
Registrar el depósito de una reserva
→Controla anticipos y señales recibidas.
Registrar una tarjeta de garantía
→Guarda la garantía de la reserva de forma protegida.
Consultar el historial de una reserva
→Revisa cambios y acciones realizadas.
Cambiar la fecha de salida
→Amplía o acorta una estancia ya iniciada.
Gestionar reservas web del hotel
→Revisa y confirma las solicitudes recibidas online.
Cómo reserva el huésped en el motor del hotel
→Conoce el recorrido público completo.
Habitaciones
Controlar las habitaciones del día
→Revisa llegadas, salidas, ocupación y cuentas.
Realizar el check-in
→Registra la entrada y abre la estancia.
Escanear DNI, NIE o pasaporte
→Rellena datos del huésped con la cámara.
Añadir cargos a la cuenta
→Registra extras, restaurante u otros conceptos.
Realizar el check-out
→Cierra la estancia y libera la habitación.
Cerrar una estancia sin factura
→Finaliza la cuenta cuando no se emitirá factura todavía.
Reabrir una cuenta ya facturada
→Gestiona cargos posteriores sin alterar una factura emitida.
Entregar la cuenta al huésped
→Genera un resumen o proforma antes de facturar.
Huéspedes
SES Hospedajes
Pantalla Huésped
Comunicaciones
Limpieza
10 artículos
Restaurante
Reservas de mesa, sala, comandas, cocina, turno e informes.
Reservas
Sala
Sentar al cliente y abrir una comanda
→Pasa de la reserva al servicio de mesa.
Añadir, modificar o anular platos
→Mantén la comanda alineada con lo pedido.
Cobrar y facturar una comanda desde Sala (sin ir a Administración)
→Cierra la cuenta del restaurante eligiendo ticket, factura con NIF o cargo a habitación.
Cómo funcionan los menús (precio único y bebida incluida)
→Monta un menú con secciones y bebida incluida, y véndelo en la comanda a precio único.
1 artículo
Caja
Apertura, cobros, movimientos y arqueo de caja.
16 artículos
Administración
Facturas emitidas y recibidas, gestoría y cuadro de mando económico.
Emitidas
Facturar y cobrar desde Habitaciones (sin ir a Administración)
→Emite la factura, cobra y cierra la estancia desde la misma cuenta del huésped.
Preparar la factura de una estancia
→Convierte la cuenta en un borrador revisable.
Emitir, enviar o imprimir una factura
→Numera el documento y entrégalo al cliente.
Editar un borrador de factura
→Ajusta líneas y receptor antes de emitir.
Registrar cobros y controlar impagadas
→Mantén actualizado el estado de cada factura.
Corregir una factura
→Emite una rectificativa sin alterar el original.
Anular y rehacer una factura
→Corrige mediante documentos enlazados.
Crear una factura libre
→Factura un servicio no vinculado a una estancia.
Consultar libros, IVA y albaranes
→Revisa y exporta la información fiscal.
Recibidas
Registrar facturas recibidas con foto e IA
→Haz una foto o adjunta el PDF: la IA rellena los datos y la factura queda contabilizada.
Enviar las facturas a tu gestoría
→Agrupa las facturas pendientes en un envío y genera el CSV para tu asesoría.
Analizar el cuadro de mando económico
→Ingresos menos costes del periodo, con desglose, saldos bancarios y análisis por IA.
Bancos
Ver tus cuentas y saldos bancarios
→Da de alta tus cuentas y consulta saldo, última importación y movimientos.
Importar un extracto bancario
→Pega o sube el extracto: la IA normaliza las columnas y tú validas antes de cargar.
Consultar el libro de movimientos
→Todos los movimientos de la cuenta, con estado, comentario y detección de huecos.
4 artículos
Control horario
Fichaje de jornada del equipo: quiosco, PIN y correcciones.
Fichar
8 artículos
Maestros
Habitaciones, tarifas, extras, canales, empresas, mesas y carta.
Tarifas
Canales de venta
Empresas pagadoras
18 artículos
Configuración
Adapta Acogify a la operativa de tu negocio.
Mi negocio
Hotel y alojamiento
Restaurante y TPV
Facturación y cumplimiento
Configurar fiscalidad y series
→Define impuestos y numeración antes de facturar.
Configurar caja y formas de pago
→Define posiciones y medios de cobro.
Configurar las impresoras de tickets y facturas
→Activa la impresora térmica de 80 mm por tipo de documento y decide el logo.
Configurar privacidad y cumplimiento
→Define textos, consentimientos y conservación de datos.
Configurar SES Hospedajes
→Conecta las credenciales del establecimiento.
Configurar la seguridad de la cuenta
→Revisa políticas y opciones de protección.
Mensajes al huésped
Programar mensajes al huésped
→Automatiza emails según momentos de la estancia.
Activar el motor de reservas del hotel
→Recibe reservas directas desde la web, con la presentación y los extras que elijas.
Activar el motor de reservas del restaurante
→Permite reservar mesa desde un enlace público, con confirmación y lista de espera a tu medida.
5 artículos
Solución de problemas
Resuelve los bloqueos más habituales.
No aparece una opción del menú
→Comprueba rol, permisos y plan.
No se calcula el precio de una reserva
→Revisa temporadas, planes y rejilla.
SES Hospedajes rechaza un envío
→Localiza el dato inválido y reintenta.
El huésped no recibe un correo
→Comprueba dirección, configuración e historial.
Una comanda no aparece en cocina
→Comprueba envío, fase y estado.