Manual de AcogifyGuía rápida para
Guía rápida para
probarlo y usarlo.
Guía rápida para probar, configurar y usar Acogify sin llamadas comerciales. Empieza con datos precargados, aprende tocando y convierte tu entorno en tu negocio real cuando lo tengas preparado.
01
Empezar gratis
- Crea tu cuenta en /registro. Solo necesitamos un email y el tipo de negocio
- Acogify crea un tenant privado para ti — no es una demo compartida
- No te pediremos tarjeta hasta que decidas pasar a producción
- Al entrar por primera vez, te recibe la vista operativa según el plan elegido
02
Qué datos vienen precargados
- Habitaciones con número, nombre, planta y características
- Tarifas por temporada y por tipo de habitación
- Carta del restaurante con categorías, alérgenos y precios
- Mesas y zonas del comedor con su plano
- Reservas pasadas, en curso y futuras de ejemplo
- Huéspedes con sus datos legales completos
- Comandas abiertas y enviadas al KDS
- Facturas emitidas y borradores
- Informes con datos suficientes para que tengan sentido
03
Cómo probar el hotel
- Abre el planning y mueve reservas entre habitaciones
- Haz un check-in completo en la vista operativa Habitaciones
- Añade extras y cargos a la cuenta del huésped
- Genera el parte de viajeros para SES.HOSPEDAJES
- Cierra el check-out con su factura
- Marca habitaciones como sucias y entra a la hoja de limpieza
04
Cómo probar el restaurante
- Abre el plano de mesas y siéntate en una
- Crea una comanda táctil y envíala al KDS
- Cambia al KDS y avanza fases (primeros → segundos → postres)
- Devuelve un plato y comprueba cómo lo marca en cocina
- Cierra la mesa, registra el cobro en caja y haz el cierre de turno
05
Cómo probar cargos a habitación
- Crea una comanda en una mesa cualquiera
- En lugar de "Cobrar", elige "Cargar a habitación"
- Selecciona una reserva de huésped activo del hotel
- Comprueba que aparece en la cuenta de su habitación
- Cierra el check-out y verás alojamiento + restaurante en la misma factura
06
Cómo probar facturación
- Desde el detalle de una reserva o mesa cerrada, "Preparar factura"
- Revisa líneas, edita lo que necesites en el borrador
- Emite — la factura entra en VeriFactu con su cadena de hashes y QR
- Prueba a corregir: "Corregir esta factura" → rectificativa
- Prueba "Anular y rehacer" sobre una factura emitida
07
Convertir la prueba en negocio real
- Modo 1 · Empezar limpio: elimina todos los datos de ejemplo y deja la cuenta vacía
- Modo 2 · Conservar estructura: mantén habitaciones, mesas, carta, usuarios y ajustes; elimina solo transaccional
- Modo 3 · Seguir adaptando: continúa modificando hasta que estés listo
- El modo se elige desde Configuración → Convertir cuenta en producción
- Es reversible mientras no introduzcas datos productivos reales
08
Configuración inicial real
- Datos del establecimiento: razón social, NIF/CIF, dirección, contacto
- Marca: logo, paleta de colores, plantilla de factura
- Roles y permisos: matriz menús × roles con override por necesidad
- Idiomas, zona horaria, moneda, festivos locales
- Integraciones: pasarela de pago, Channel Manager, email transaccional
09
Habitaciones, mesas, carta y usuarios
- Habitaciones: número, nombre personalizado, capacidad, planta, vistas
- Tarifas: temporadas, planes y matriz por tipo × día semana
- Mesas y zonas: plano editable arrastrando y redimensionando
- Carta: categorías con fase de KDS, platos con alérgenos y precios
- Usuarios: invitar por email o contraseña temporal para empleados sin email
10
Partes de viajeros y SES.HOSPEDAJES
- Los viajeros se auto-generan desde los huéspedes de la reserva
- Aviso de huéspedes con datos incompletos antes del check-in
- Fichero pipe-delimited oficial generado con un clic
- Envío automático al webservice oficial del Ministerio (RD 933/2021) si configuras credenciales
- Historial completo de envíos con descarga del original
11
VeriFactu y facturación
- Series independientes (hotel, restaurante, simplificada, libre)
- Cadena de hashes y QR de verificación en cada factura emitida
- Rectificativas con motivo AEAT (R1-R5)
- Anticipos con sus estados (cobrado, aplicado, devuelto, no-show)
- Caja por punto de venta con arqueo y diferencias justificadas
12
Seguridad, RGPD y exportación de datos
- Servidores en la Unión Europea, cifrado en reposo y en tránsito
- Row Level Security: tu tenant aislado por completo de cualquier otro
- Consentimiento RGPD versionado con IP y timestamp
- Audit log inmutable: quién hizo qué y cuándo
- Exportación completa en XLSX/PDF/CSV cuando quieras — sin vendor lock-in
¿Te has atascado?
Acogify está pensado para que puedas avanzar solo, pero si tienes una duda puedes escribirnos. Responderemos con una explicación concreta, sin obligarte a una demo comercial.