Configurar la Pantalla Huésped

Es la forma de enseñar un documento al huésped para que lo revise, lo acepte y lo firme con el dedo, sin imprimir nada y sin que vea tu panel de gestión. Cada pantalla es una cuenta independiente que solo ve el documento que se le envía: no puede navegar por reservas, ver históricos ni datos de otros huéspedes.

Mientras no hay nada que firmar, la pantalla muestra solo el logo de tu hotel. Cuando le envías un documento aparece al instante (sin recargar), el huésped lo lee, marca «He revisado y acepto el contenido del documento», dibuja su firma y pulsa «Firmar». Si algo no está bien puede pulsar «Solicitar corrección» y escribir qué falla: recepción recibe el aviso. Al terminar ve una confirmación verde y la pantalla vuelve sola al logo.

La firma queda incorporada al documento en ese momento: el parte de entrada pasa a «Firmado» con fecha y hora y el botón de la reserva cambia a «Parte de entrada · Firmado», que abre el documento firmado listo para imprimir o archivar.

Tablet de recepción (permanente): es un aparato del hotel —tablet o monitor táctil— que dejas en el mostrador. Se empareja una sola vez, con un enlace o un QR de conexión que se abre en la tablet, sin teclear contraseñas, y queda siempre conectada. Recepción elige a qué pantalla manda cada documento, por eso conviene ponerle un nombre claro («Recepción Principal») y, si quieres, una ubicación («Hall de entrada»). En el panel ves si está «En línea» o cuándo se conectó por última vez. La sesión de un documento en tablet dura 10 minutos. Es lo ideal cuando atiendes la llegada en persona y le pasas la tablet al huésped.

Firma en el móvil del huésped (QR del mostrador): es un cartel con un QR fijo que imprimes una vez; es el mismo para todos los huéspedes. El huésped lo escanea con su propio teléfono y firma desde él, sin instalar nada y sin que tengas que comprar ningún aparato. Funciona de uno en uno —un huésped a la vez— y el documento caduca a los 5 minutos por seguridad; si caduca, se vuelve a enviar desde la reserva. Es lo más cómodo cuando hay cola, cuando no tienes tablet o cuando el huésped prefiere usar su móvil.

Puedes tener las dos vías activas a la vez y elegir en cada momento. Si no das de alta ninguna tablet, el QR del mostrador funciona igual. Si un día necesitas invalidar el cartel impreso (por ejemplo, si se ha hecho circular una foto), pulsa «Rotar QR»: el anterior deja de funcionar al instante y tendrás que imprimir el nuevo.

Una vez configurada, no hace falta salir de la reserva: el documento se manda con un botón. En el parte de entrada (al registrar el check-in) el botón se llama «Mostrar al huésped para firmar». En la cuenta de la habitación (al preparar la salida), en la cuenta imprimible y en la proforma del restaurante se llama «Mostrar en Pantalla Huésped» o «Pantalla Huésped».

Al pulsarlo se despliega «Elige una pantalla» con tus tablets y la opción «Firma móvil (QR del mostrador)». Eliges destino, el aviso confirma «Enviado a …» y el huésped ve el documento en ese momento. Hoy se pueden enviar el parte de entrada, la cuenta de la habitación y la proforma del restaurante.

Recomendación de uso: en el check-in, revisa los datos de los viajeros, genera el parte de entrada, envíalo a la pantalla y, cuando vuelva firmado, confirma la entrada. En el check-out, abre la cuenta, repasa los cargos con el huésped en la pantalla y deja que lo acepte antes de facturar o cerrar. Firmar no es obligatorio para registrar la entrada: son pasos independientes.

Configuración → Pantallas recepción (esta pantalla, solo para administradores): aquí das de alta, emparejas, activas, desactivas o eliminas pantallas. Verás los botones «Configurar pantalla» (genera el enlace y el QR de emparejamiento), «Revocar enlace» (cierra la sesión de una tablet), «Mostrar QR» y «Rotar QR» (para el cartel del mostrador), «Desactivar» y «Eliminar».

Hotel → Pantallas recepción (el día a día): muestra el QR fijo del mostrador con «Copiar», «Ampliar para escanear» y «Rotar QR», y la lista de tablets con su estado En línea o Desconectada. Aquí se consulta, pero no se dan de alta ni se borran pantallas. En el menú se llama «Pantallas recepción» y el título de la página es «Pantalla Huésped»: es lo mismo.

La Pantalla Huésped solo presenta y recoge la firma o aceptación: no captura datos de identidad (para eso están el check-in, el pre-check-in y el lector de documento). El huésped nunca ve nada más que el documento que le envías, y cada documento caduca solo.

Si dos móviles distintos abren el mismo documento del QR del mostrador, la campanita de recepción avisa: «Confirma que el huésped ve el documento». Normalmente es inofensivo (un acompañante que ha escaneado también), pero si se repite mucho conviene rotar el QR.