Registrar facturas recibidas con foto e IA

Sirve para contabilizar los gastos del negocio sin teclear: haces una foto de la factura (o adjuntas el PDF, incluso de varias páginas) y la IA la lee y rellena sola el proveedor con su CIF, el nº de factura, las fechas, la base imponible, el IVA soportado, la retención de IRPF, el total y hasta te sugiere la categoría de gasto (luz, suministros, proveedores de comida…). Tú solo revisas y guardas. Al guardar, el coste entra automáticamente en el cuadro de mando económico y en el control de pagos —pendiente, vencida o pagada—, así sabes en todo momento qué debes y a quién. Si intentas registrar dos veces la misma factura, te avisa (anti-duplicado). Y si prefieres no subir nada a mano, también puedes recibirlas por email: tu establecimiento tiene su propia dirección de correo segura (con un código aleatorio que nadie puede adivinar). Reenvías ahí las facturas de tus proveedores —o les pides que las envíen directamente, o creas una regla de reenvío automático en tu correo— y cada una se lee con IA y aparece sola en la bandeja «Recibidas mail» para que la revises antes de contabilizarla. Solo se procesan solas las que llegan desde remitentes de confianza que tú has dado de alta; el resto queda en cuarentena hasta que las apruebes, y se descartan logotipos, iconos y firmas para que la IA no se invente facturas. Si te llega spam, genera una dirección nueva y la anterior deja de funcionar.

1. 1Abre Administración → Recibidas y pulsa «+ Nueva factura».
2. 2Pulsa «Hacer fotos con la cámara» o «Elegir archivos» (foto o PDF, varias páginas).
3. 3Pulsa «Leer con IA»: rellena proveedor, fechas, base, IVA, IRPF, total y sugiere la categoría.
4. 4Revisa lo leído y corrige si hace falta; añade el desglose por líneas solo si lo necesitas.
5. 5Indica el estado de pago y guarda.
6. 6Alternativa por email: en Recibidas → Recibidas mail → Configurar, activa la entrada por email y copia tu dirección segura (facturas-código@in.acogify.com).
7. 7Añade como remitentes de confianza los correos desde los que vas a reenviar (recepción, administración…).
8. 8Reenvía las facturas a esa dirección, o crea una regla de reenvío automático para tus proveedores habituales.
9. 9Revisa cada factura en la bandeja de Recibidas mail (las de cuarentena, primero para aprobarlas) y contabilízala.

• •Si te avisa de duplicado, esa factura (proveedor + número) ya estaba registrada.
• •Si la IA lee mal un campo, corrígelo a mano antes de guardar — el total es obligatorio.
• •Por email: un correo desde una dirección que no es de confianza queda en cuarentena en la bandeja hasta que lo apruebes; los logotipos y las firmas de los correos se descartan solos, y lo que no parece factura (importe 0, sin proveedor…) se archiva como «No es factura» con el motivo.
• •Si te llega spam a tu dirección de facturas, pulsa «Generar dirección nueva»: la anterior deja de funcionar y tendrás que dar la nueva a tus proveedores. No publiques la dirección.