Cumplimiento normativo
Acogify está diseñado para ayudarte a cumplir las obligaciones habituales de un alojamiento o restaurante en España. Te damos las herramientas; la responsabilidad última del cumplimiento siempre corresponde al titular del negocio.
Esta página resume cómo Acogify acompaña tu cumplimiento. No es asesoramiento legal ni fiscal. Algunas funciones están disponibles según tu plan o la fase de desarrollo en que se encuentren. Ante una duda concreta, consulta con tu asesor.
Partes de viajeros · SES.HOSPEDAJES · RD 933/2021
Acogify recoge los datos de los viajeros que exige la normativa de registro documental (Real Decreto 933/2021) a partir de la información que ya capturas en la reserva y en el check-in, sin tener que teclearla dos veces. Genera el parte de viajeros y el fichero para SES.HOSPEDAJES, y lleva el control de qué reservas están comunicadas y cuáles quedan pendientes.
El envío telemático automatizado al sistema oficial requiere que cargues tus propias credenciales y, según el caso, certificado. Mientras tanto, puedes generar y presentar el fichero. La obligación de comunicar en plazo y la veracidad de los datos corresponde al titular del establecimiento.
Más detalle en software para SES.Hospedajes.
Datos del huésped capturados una sola vez
La ficha del huésped contempla los campos requeridos (nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, documento y caducidad, nacionalidad y dirección). El pre-check-in online permite que el propio huésped los aporte antes de llegar, reduciendo errores de transcripción. Tú decides qué canal usar.
Facturación y VeriFactu
El módulo de facturación se está construyendo sobre los requisitos de VeriFactu (RD 1007/2023): numeración correlativa, encadenamiento de registros, código de verificación y envío a la Agencia Tributaria con el certificado del propio negocio emisor. Acogify actúa como sistema informático de facturación; el emisor ante la Agencia Tributaria siempre es tu negocio con su NIF y su certificado.
Mientras esta función no esté disponible en tu cuenta, no debes asumir que Acogify ya emite facturas conformes a VeriFactu. Comunicaremos su disponibilidad de forma específica.
Más detalle en VeriFactu para alojamientos.
Protección de datos (RGPD)
En la relación con tus huéspedes y clientes, tu negocio es el responsable del tratamiento y Acogify actúa como encargado. Esa relación se regula en el Acuerdo de Tratamiento de Datos (artículo 28 del RGPD). El tratamiento general y los derechos de los interesados se describen en la Política de Privacidad, y las medidas técnicas en la página de Seguridad.
Acogify incluye consentimiento informado en el pre-check-in, permisos por rol y registro de actividad. Informar a tus huéspedes y disponer de una base de legitimación válida sigue siendo responsabilidad tuya como responsable del tratamiento.
Conservación y exportación de tus datos
Puedes exportar tus datos en formatos estándar en cualquier momento. Algunas obligaciones legales exigen conservar determinada información durante plazos concretos (por ejemplo, facturación o registros de viajeros): la decisión sobre qué conservar y durante cuánto tiempo corresponde al titular, conforme a la normativa aplicable.
Responsabilidad del titular
Acogify es una herramienta que facilita el cumplimiento, pero no sustituye las obligaciones legales ni fiscales de tu negocio. La veracidad de los datos introducidos, la presentación en plazo de comunicaciones y declaraciones, y la relación con las administraciones competentes corresponden al titular del establecimiento.
¿Quieres ver cómo se hace en la práctica?
El manual explica paso a paso cómo preparar los partes de viajeros y el resto de procesos. En las preguntas frecuentes respondemos las dudas más habituales sobre normativa.