Política de privacidad
Última actualización: agosto de 2026
1. Responsable del tratamiento
- Responsable: Pablo de Miguel
- NIF: 71282574P
- Domicilio: C/Iglesia 6, 09670 Quintanar de la Sierra (Burgos)
- Email de contacto y privacidad: hola@acogify.com
2. Dos papeles distintos
En relación con los datos de las personas que se registran, contratan, contactan o navegan por acogify.com, Acogify actúa como responsable del tratamiento.
En relación con los datos de huéspedes, reservas, partes de entrada, facturación u otros datos introducidos por los alojamientos o restaurantes clientes en la plataforma, Acogify actúa generalmente como encargado del tratamiento, tratando dichos datos por cuenta del cliente y conforme al correspondiente acuerdo de encargo del tratamiento.
3. Tratamientos
| Tratamiento | Datos | Finalidad | Base jurídica | Conservación |
|---|---|---|---|---|
| Registro y prueba gratuita | Nombre, email, teléfono, contraseña (cifrada), nombre y tipo de negocio. | Crear la cuenta, activar el espacio de prueba y permitir el acceso a la plataforma. | Medidas precontractuales y ejecución del contrato. | Mientras la cuenta esté activa y, tras la baja, bloqueados durante los plazos de prescripción legales (con carácter general, hasta 6 años). |
| Prestación del servicio SaaS | Usuarios, configuración, actividad, reservas, habitaciones, mesas, facturas y registros operativos. | Prestar el servicio contratado. | Ejecución del contrato. | Durante la relación contractual. |
| Facturación y pagos | Datos fiscales, plan contratado, facturas y pagos. | Gestión administrativa, fiscal y contable. | Obligación legal y ejecución del contrato. | Plazos fiscales y contables aplicables. |
| Programa de partners | Nombre del negocio, localidad, plan contratado, estado de la cuenta e importe mensual de la suscripción del cliente atribuido a un partner. Del propio partner: datos identificativos, de contacto, fiscales y bancarios. | Gestionar el canal de prescripción: atribuir el cliente al partner que lo recomendó y calcular, justificar y liquidar su comisión. | Ejecución del contrato con el partner e interés legítimo en gestionar el canal de venta indirecta y poder acreditar la comisión. | Mientras dure la atribución y la recurrencia de la comisión; después, los plazos fiscales aplicables. |
| Soporte | Nombre, email, teléfono si se facilita, mensajes, incidencias y logs técnicos relacionados. | Atender consultas e incidencias. | Ejecución del contrato o interés legítimo. | Durante la gestión de la incidencia y hasta 24 meses tras su cierre. |
| Comunicaciones comerciales a clientes | Email, nombre y preferencias. | Enviar comunicaciones sobre Acogify a quien ya es cliente o lo ha sido. | Consentimiento o interés legítimo cuando exista relación previa. | Hasta oposición o baja. |
| Prospección comercial B2B (establecimientos y prescriptores) | Nombre de la entidad, datos de contacto profesionales (email, teléfono, web, dirección), nombre y cargo de la persona de contacto cuando la propia fuente los publica, y características públicas de la actividad (tipo, tamaño, si dispone de restaurante; en el caso de asociaciones y grupos, ámbito territorial y sector). Obtenidos de fuentes de acceso público: registros oficiales de turismo de las comunidades autónomas, registros y directorios públicos de asociaciones y de grupos de acción local, la web de la propia entidad y directorios y bases de datos abiertas. | Dar a conocer Acogify a alojamientos y restaurantes, y proponer acuerdos de colaboración o prescripción a asociaciones sectoriales, grupos de acción local, gestorías y otros posibles prescriptores. Medir la efectividad de esas comunicaciones: entregas, aperturas, clics y visitas a nuestras páginas desde sus enlaces. | Interés legítimo en el marketing directo entre empresas (considerando 47 del RGPD y, para empresarios individuales y profesionales, art. 19 de la LOPDGDD). Puedes oponerte en cada envío y en hola@acogify.com. | Hasta la oposición o el fin de la acción comercial. Tras la oposición se conserva únicamente el email en una lista de supresión, para no volver a contactarte. |
| Navegación y cookies | Identificadores online, cookies y analítica (si la hubiera). | Funcionamiento de la web, medición y mejora. | Consentimiento, salvo cookies técnicas. | Según la Política de Cookies. |
| Datos de huéspedes (por cuenta del cliente) | Identificativos, contacto, documento, estancia, reservas, partes y facturación que el cliente introduzca. | Permitir al cliente gestionar su alojamiento o restaurante y cumplir sus obligaciones. | Acogify actúa como encargado; la base legal corresponde al cliente responsable. | Según decida el cliente responsable. Tras su baja, exportables durante 30 días y suprimidos después, salvo obligación legal. Las tarjetas de garantía se eliminan a los 7 días de la salida. |
4. Acuerdo de encargo del tratamiento
El tratamiento de datos de huéspedes y otros datos introducidos por el cliente en la plataforma se regula mediante el correspondiente Acuerdo de Encargo del Tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.
5. Destinatarios
Los datos podrán ser tratados por proveedores tecnológicos necesarios para prestar el servicio, como alojamiento cloud, base de datos, email transaccional, soporte, analítica, pasarela de pago o servicios de seguridad.
Cuando el cliente active funcionalidades específicas, podrán comunicarse datos a administraciones públicas u organismos competentes, como los relacionados con obligaciones de registro de viajeros o facturación, siempre conforme a la configuración y bajo la responsabilidad del cliente.
Analítica y publicidad. Si aceptas las cookies correspondientes, los identificadores de navegación se comunican a Google (Google Analytics, Google Tag Manager y Google Ads) para medición y publicidad, conforme a la Política de Cookies. Sin tu consentimiento no se activa ninguna de estas etiquetas.
Prospección comercial B2B. Para dar a conocer Acogify podemos dirigirnos a alojamientos y restaurantes, y también a asociaciones sectoriales, grupos de acción local, gestorías y otros posibles prescriptores para proponerles un acuerdo de colaboración. Usamos datos de contacto profesionales obtenidos de fuentes de acceso público: los registros oficiales de turismo de las comunidades autónomas, los registros y directorios públicos de asociaciones y de grupos de acción local, la web de la propia entidad y directorios y bases de datos abiertas. La base jurídica es nuestro interés legítimo en el marketing directo entre empresas (considerando 47 del RGPD y, para empresarios individuales y profesionales, art. 19 de la LOPDGDD). Cada correo identifica quién lo envía y de dónde procede la dirección, e incluye una baja en un clic; también puedes oponerte respondiendo al propio correo o escribiendo a hola@acogify.com. Medimos entregas, aperturas, clics y visitas a nuestras páginas desde los enlaces de esos correos para valorar su efectividad. Quien se opone deja de recibir comunicaciones y de ser objeto de esa medición, y su dirección se conserva únicamente en una lista de supresión para no volver a contactarla.
Partners y prescriptores. Si el cliente llegó a Acogify recomendado por un partner del Programa de Partners, comunicamos a ese partner —y solo a él— la información estrictamente comercial de su cliente: nombre del negocio, localidad, plan contratado, estado de la cuenta e importe mensual de la suscripción, que es la base sobre la que se calcula su comisión. La base jurídica es nuestro interés legítimo en gestionar el canal de prescripción y permitir al partner comprobar lo que se le liquida.
El partner no accede en ningún caso a la operativa del cliente: ni a sus reservas, ni a sus huéspedes, ni a sus empleados, ni a sus facturas, ni a ningún dato tratado por el cliente en la plataforma. Está obligado por contrato a usar esa información únicamente para el seguimiento de su comisión y a suprimirla cuando deje el Programa. Puedes oponerte a esta comunicación escribiendo a hola@acogify.com.
6. Subencargados del tratamiento
Acogify podrá contar con subencargados necesarios para prestar el servicio. La lista actualizada estará disponible en esta política o mediante solicitud al contacto de privacidad.
| Proveedor | Servicio | País / región | Garantías |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | Base de datos, autenticación y almacenamiento | UE/EEE (Frankfurt) | Decisión de adecuación EEE |
| Vercel Inc. / Railway | Alojamiento de la aplicación y CDN | EE.UU./EEE | Cláusulas contractuales tipo (CCT) |
| Stripe Inc. | Procesamiento de pagos SaaS | Irlanda / EE.UU. | Decisión de adecuación / CCT |
| Resend Inc. | Envío de correo transaccional | EE.UU. | Cláusulas contractuales tipo (CCT) |
| OpenAI, LLC | Funciones de inteligencia artificial (lectura de documentos y facturas, análisis y asistencia) | EE.UU. | Cláusulas contractuales tipo (CCT); sin uso para entrenamiento |
| Anthropic, PBC | Funciones de inteligencia artificial (asistencia y análisis) | EE.UU. | Cláusulas contractuales tipo (CCT); sin uso para entrenamiento |
| Channex.io Ltd. | Conexión con agencias de viaje online (channel manager), solo si el cliente lo activa | UE/EEE — Reino Unido | Decisión de adecuación (Reino Unido) |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Envío de mensajes por WhatsApp, solo si el cliente lo activa | Irlanda / EE.UU. | Cláusulas contractuales tipo (CCT) / DPF |
7. Funciones de inteligencia artificial
Algunas funciones de Acogify se apoyan en proveedores de inteligencia artificial (OpenAI y Anthropic) que actúan como subencargados: la lectura automática de documentos de identidad para prerrellenar la ficha del huésped, la extracción de datos de facturas recibidas, y funciones de análisis y asistencia.
En la lectura de documentos, la imagen se envía al proveedor únicamente para extraer los datos y no se almacena en Acogify. Los proveedores están sujetos contractualmente a no utilizar los datos para entrenar sus modelos ni para finalidades propias. Estas funciones son opcionales: cada cliente decide si las utiliza.
8. Ubicación de los datos y transferencias internacionales
Siempre que sea posible, Acogify prioriza proveedores y regiones de alojamiento ubicadas en el Espacio Económico Europeo. En caso de que algún proveedor implique transferencias internacionales de datos, se aplicarán las garantías legalmente exigibles, incluyendo, cuando proceda, cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos reconocidos por la normativa.
La base principal del servicio se aloja en la Unión Europea (región Frankfurt, a través de Supabase), según la configuración vigente del proyecto.
9. Medidas de seguridad
Acogify aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos, incluyendo control de accesos, cifrado en tránsito, copias de seguridad, separación lógica de datos por cliente, gestión de permisos y medidas de supervisión adecuadas al riesgo. Puedes consultar más detalle en la página de Seguridad.
10. Tus derechos
Puedes ejercer los derechos de:
- Acceso
- Rectificación
- Supresión
- Oposición
- Limitación del tratamiento
- Portabilidad
- Retirada del consentimiento
- Reclamación ante la AEPD (aepd.es)
Para ejercerlos, escribe a hola@acogify.com.
Cuando Acogify actúe como encargado del tratamiento respecto de datos de huéspedes, las solicitudes deberán dirigirse preferentemente al alojamiento o restaurante responsable. Acogify colaborará con el cliente para atenderlas cuando corresponda.
11. Menores
El servicio está dirigido a profesionales, empresas y autónomos. No está dirigido a menores de edad como usuarios contratantes.
12. Cambios en esta política
Podremos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o de servicio. Cuando los cambios sean relevantes, se informará por medios razonables.
13. Cookies
El uso de cookies y tecnologías similares se regula en la Política de Cookies.