Términos y condiciones del servicio

Acogify es un servicio titularidad de Pablo de Miguel, con NIF 71282574P, domicilio en C/Iglesia 6, 09670 Quintanar de la Sierra (Burgos).

Correo de contacto: hola@acogify.com.

En lo sucesivo, el titular se denominará «Acogify» o «el Proveedor».

Acogify es un servicio de software en la nube (SaaS) dirigido exclusivamente a empresarios, profesionales y entidades que lo contratan en el ejercicio de su actividad económica o profesional.

Al contratar o utilizar Acogify, el cliente declara y garantiza que actúa como empresario o profesional y no como consumidor final en el sentido del Real Decreto Legislativo 1/2007 (TRLCU). En consecuencia, la normativa de protección de consumidores no resulta de aplicación a la relación entre las partes, salvo disposición legal imperativa en contrario.

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante, «el Contrato») regulan el acceso y uso de la plataforma y prevalecen sobre cualquier comunicación anterior entre las partes. La contratación implica la aceptación íntegra de estas condiciones.

Para usar Acogify es necesario crear una cuenta con información veraz, completa y actualizada. El cliente es responsable de mantener sus datos al día y de la confidencialidad de sus credenciales de acceso. Debe notificar a Acogify sin demora ante cualquier indicio de acceso no autorizado.

Cada contrato da acceso a una única cuenta de cliente (tenant). La gestión de múltiples establecimientos puede estar sujeta a los límites y funcionalidades del plan contratado.

Acogify ofrece un período de prueba gratuita de 30 días, sin necesidad de facilitar datos de pago. No se realiza ningún cobro automático al finalizar el período de prueba. El paso a un plan de pago requiere una acción expresa del cliente.

Las condiciones y duración de la prueba pueden modificarse en cualquier momento con aviso previo razonable. Transcurrido el período de prueba sin conversión a plan de pago, Acogify podrá eliminar la cuenta y sus datos pasados 15 días naturales desde la expiración, previa notificación al correo registrado.

Los planes y precios vigentes se publican en la página de precios. La contratación de un plan implica la aceptación de las condiciones económicas vigentes en ese momento.

Las suscripciones tienen carácter mensual o anual según la modalidad elegida. Las anuales se facturan por adelantado por el período completo.

Cambios de precio. Acogify podrá modificar sus precios con un preaviso mínimo de 30 días naturales, comunicado por correo electrónico. El nuevo precio se aplicará a partir del siguiente período de facturación que comience tras la notificación. En suscripciones anuales, el nuevo precio se aplicará en la siguiente renovación. Si el cliente no acepta el nuevo precio, podrá cancelar el servicio antes de que el cambio surta efecto sin penalización.

Los precios no incluyen el IVA u otros impuestos aplicables, que se añadirán en la factura según la normativa vigente.

La facturación se realiza al inicio de cada período de suscripción. Acogify emitirá factura con los datos fiscales facilitados por el cliente. El cliente es responsable de facilitar datos fiscales correctos y de mantenerlos actualizados; Acogify no rectificará facturas emitidas por causa imputable al cliente salvo obligación legal.

El pago se realiza mediante los métodos habilitados en la plataforma (tarjeta de crédito/débito gestionada a través de Stripe u otro procesador disponible). El cliente autoriza a Acogify a cobrar los importes correspondientes de forma recurrente según el plan y periodicidad contratados.

En caso de impago o rechazo del cargo, Acogify notificará al cliente por correo y concederá un plazo de 7 días naturales para regularizar el pago.

Si el cliente no regulariza el pago en el plazo indicado en la cláusula anterior, Acogify podrá suspender el acceso a la plataforma. Durante la suspensión, los datos del cliente se conservarán y no serán eliminados.

El cliente podrá reactivar el servicio satisfaciendo la deuda pendiente. Si la suspensión se prolonga durante más de 30 días sin regularización, Acogify podrá resolver definitivamente el contrato, notificando al cliente con 15 días naturales de antelación para que exporte sus datos antes de la eliminación de la cuenta.

El cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento a través de la configuración de su cuenta o dirigiéndose a hola@acogify.com. La cancelación surtirá efecto al finalizar el período de facturación en curso.

La cancelación no da derecho a reembolso de los importes correspondientes al período ya iniciado, salvo obligación legal imperativa o pacto expreso distinto. Las suscripciones anuales no dan derecho a reembolso proporcional del tiempo no utilizado.

Tras la cancelación, el cliente podrá acceder a su cuenta en modo de solo lectura durante 30 días naturales para exportar sus datos. Transcurrido ese plazo, Acogify procederá a la eliminación o anonimización de los datos conforme a la cláusula 19.

Acogify proporciona herramientas tecnológicas para facilitar la gestión operativa de alojamientos turísticos, hoteles, casas rurales, restaurantes o combinaciones de estos. La plataforma no presta, en ningún caso, asesoramiento legal, fiscal, contable, laboral ni de ninguna otra naturaleza profesional regulada.

El cliente es el único responsable de verificar que el uso de la plataforma, su configuración, los datos introducidos, los documentos emitidos y las comunicaciones realizadas cumplen la normativa aplicable a su actividad, incluyendo, entre otras:

• Normativa turística autonómica y local aplicable al establecimiento.
• Obligaciones de registro de viajeros y comunicación a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado a través de SES Hospedajes u otros sistemas, conforme al Real Decreto 933/2021.
• Normativa fiscal española, incluidas las obligaciones derivadas del sistema VeriFactu / AEAT y la facturación electrónica.
• Normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD).
• Normativa laboral aplicable al personal del establecimiento.
• Cualquier otra obligación propia de su actividad o establecimiento.

La disponibilidad de funcionalidades relacionadas con VeriFactu, SES Hospedajes, facturación u otras integraciones con organismos públicos no implica que Acogify garantice el cumplimiento normativo del cliente, ni que actúe como asesor o responsable de dichas obligaciones. El cliente debe consultar a sus asesores profesionales.

El cliente se compromete a:

• Facilitar y mantener actualizados datos verídicos en su cuenta y en los documentos generados desde la plataforma.
• Configurar correctamente la plataforma para su actividad y verificar que las integraciones activadas funcionan según sus necesidades antes de utilizarlas en producción.
• Garantizar que el personal que accede a la plataforma lo hace conforme a sus funciones y conoce las normas básicas de uso y protección de datos.
• Notificar a Acogify sin demora cualquier incidente de seguridad, acceso no autorizado o uso indebido del que tenga conocimiento.
• Disponer de las autorizaciones necesarias respecto a los datos personales que introduce en la plataforma (huéspedes, empleados, clientes) en su condición de responsable del tratamiento.
• Realizar exportaciones periódicas de sus datos como medida de salvaguarda propia, sin depender exclusivamente de las copias de seguridad de Acogify.

Determinadas funcionalidades de Acogify dependen de integraciones con plataformas, APIs, pasarelas de pago, proveedores tecnológicos o administraciones públicas. Estas incluyen, de forma enunciativa y no exhaustiva:

• Plataformas de distribución: Booking.com, Airbnb y otras OTAs.
• Channel managers: Beds24, RoomCloud u otros.
• Pasarelas de pago: Stripe, Redsys u otras.
• Proveedores de correo electrónico transaccional.
• Sistemas de la Administración Pública: SES Hospedajes (Ministerio del Interior), AEAT / VeriFactu y otros registros o APIs públicas.
• Otros proveedores tecnológicos necesarios para la prestación del servicio.

Acogify no será responsable de errores, retrasos, indisponibilidades, cambios en las condiciones de uso, modificaciones técnicas, limitaciones, suspensiones o cualquier otra incidencia imputable a dichos terceros, sin perjuicio de los compromisos expresamente asumidos por Acogify en el plan contratado.

Las integraciones disponibles pueden variar según el plan y las condiciones impuestas por cada tercero. Acogify puede modificar, suspender o eliminar integraciones por causas técnicas o comerciales, notificando al cliente con la antelación razonable posible. El cliente que use integraciones con terceros es responsable de cumplir los términos de esos terceros y de mantener activas las cuentas necesarias.

Acogify realiza sus mejores esfuerzos para mantener el servicio disponible de forma continua, pero no garantiza una disponibilidad ininterrumpida del 100 %.

El servicio puede interrumpirse o degradarse por: mantenimientos programados (sobre los que Acogify procurará dar aviso previo); incidencias técnicas imprevistas; actualizaciones de emergencia; fallos de infraestructura o de proveedores terceros; o causas de fuerza mayor.

Salvo pacto expreso y por escrito entre las partes, Acogify no asume compromisos de nivel de servicio (SLA) ni obligación de compensación por interrupciones. Los planes que incluyan SLA específicos lo indicarán expresamente en su descripción o en un acuerdo de nivel de servicio firmado.

Acogify puede poner a disposición del cliente funcionalidades en fase de prueba, beta, acceso anticipado o desarrollo activo, identificadas como tales en la interfaz o en la documentación.

Estas funcionalidades se ofrecen tal cual, sin garantías de funcionamiento, disponibilidad, continuidad ni exactitud. Pueden contener errores, sufrir cambios sustanciales o ser retiradas en cualquier momento sin preaviso y sin derecho a compensación.

El acceso a funcionalidades beta puede estar limitado a determinados planes, perfiles de cliente o períodos de tiempo. El uso de funcionalidades beta en entornos de producción es responsabilidad exclusiva del cliente.

Acogify ofrece soporte técnico a través de hola@acogify.com y del sistema de incidencias habilitado en la plataforma. Los tiempos de respuesta y las condiciones de soporte pueden variar según el plan contratado.

El soporte incluye la atención de dudas sobre el funcionamiento de la plataforma, resolución de incidencias técnicas reproducibles y orientación en el uso de las funcionalidades disponibles.

El soporte no incluye, salvo pacto expreso adicional: migraciones de datos desde otros sistemas, configuración avanzada o personalizada, desarrollo de integraciones a medida, formación personalizada (presencial o a distancia), soporte in situ en el establecimiento, ni asesoramiento sobre normativa aplicable al negocio del cliente.

El cliente se compromete a no realizar, ni permitir que terceros realicen:

• Reproducir, copiar, distribuir, vender, sublicenciar, ceder o explotar comercialmente la plataforma o cualquiera de sus componentes sin autorización expresa de Acogify.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar acceder al código fuente de la plataforma.
• Utilizar herramientas automatizadas para extraer datos de la plataforma (scraping, crawling) sin consentimiento previo de Acogify.
• Intentar acceder a áreas, cuentas o datos de otros clientes.
• Introducir datos falsos, fraudulentos o que vulneren derechos de terceros.
• Utilizar la plataforma para enviar comunicaciones no solicitadas (spam), contenido ilegal o que infrinja derechos de terceros.
• Realizar acciones que comprometan la seguridad, estabilidad o disponibilidad del servicio para otros clientes.
• Utilizar la plataforma en actividades ilícitas o contrarias a la normativa.

El incumplimiento podrá dar lugar a la suspensión o resolución inmediata del servicio, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

El software, código, diseño, interfaces, marca, logotipos, denominaciones, documentación y cualquier otro elemento de Acogify son propiedad de Pablo de Miguel o de terceros autorizados, y están protegidos por la normativa de propiedad intelectual e industrial aplicable.

La contratación otorga al cliente una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable para acceder y utilizar la plataforma durante la vigencia del contrato y únicamente para los fines propios de su actividad.

El cliente conserva la plena propiedad de todos los datos que introduce en la plataforma. Acogify no reivindica ningún derecho de propiedad sobre dichos datos. El cliente autoriza a Acogify a utilizar los datos de uso de la plataforma de forma anonimizada y agregada para mejorar el servicio, sin que en ningún caso sea posible identificar al cliente o a sus huéspedes.

Ambas partes se comprometen a mantener en estricta confidencialidad la información de naturaleza técnica, comercial, económica, operativa o de clientes que reciban de la otra parte en el marco de la relación contractual, y a no divulgarla a terceros sin autorización expresa, salvo cuando exista obligación legal de comunicación a autoridades competentes.

Esta obligación incluye a los empleados, colaboradores y subcontratistas de cada parte que tengan acceso a dicha información. La obligación de confidencialidad subsistirá durante la vigencia del contrato y durante un período de 3 años tras su extinción.

En el marco de la prestación del servicio, las partes reconocen los siguientes roles conforme al RGPD y la LOPDGDD:

• El cliente actúa como responsable del tratamiento de los datos personales de sus huéspedes, clientes, empleados y demás personas cuyos datos introduce en la plataforma.
• Acogify actúa como encargado del tratamiento, procesando dichos datos únicamente según las instrucciones del cliente y para la prestación del servicio contratado.

Acogify tratará los datos únicamente para prestar el servicio, no los utilizará para fines propios y no los cederá a terceros salvo a los subencargados necesarios para operar el servicio. En caso de brecha de seguridad que afecte a datos personales, Acogify notificará al cliente sin dilación indebida y en un máximo de 72 horas desde que tenga conocimiento.

El detalle completo de las obligaciones como encargado del tratamiento, la lista de subencargados, las medidas de seguridad y los derechos de los interesados se recogen en el Acuerdo de Encargo del Tratamiento, que forma parte integrante del contrato. El tratamiento de datos propios de Acogify (usuarios registrados, facturación, soporte) se regula en la Política de Privacidad.

Durante la vigencia del contrato, el cliente puede exportar en cualquier momento sus datos en formatos estándar disponibles en la plataforma.

Tras la cancelación o resolución del contrato, el cliente dispondrá de un plazo de 30 días naturales para acceder a su cuenta en modo solo lectura y exportar sus datos. Es responsabilidad del cliente realizar dicha exportación dentro del plazo.

Transcurrido el plazo sin exportación, Acogify procederá a la eliminación o anonimización irreversible de los datos de la cuenta. El cliente no podrá reclamar la recuperación de datos eliminados por no haber ejercido su derecho de exportación en plazo.

Acogify podrá conservar determinados datos durante el tiempo exigido por la normativa aplicable (datos de facturación, registros de acceso u otros legalmente requeridos), limitando su tratamiento a lo estrictamente necesario. Las copias de seguridad pueden contener datos residuales durante hasta 90 días adicionales tras la eliminación de la cuenta.

Acogify realiza copias de seguridad periódicas de los datos alojados en la plataforma como parte de su operativa de continuidad. Las copias de seguridad de Acogify no sustituyen la responsabilidad del cliente de exportar y custodiar sus propios datos.

Acogify no garantiza la recuperación total de datos en todos los escenarios de incidencia. Las solicitudes de restauración de datos pueden estar sujetas a condiciones, plazos y, según el plan contratado, a coste adicional.

Acogify podrá suspender el acceso de forma cautelar, con carácter inmediato o con el preaviso posible según la urgencia, en los siguientes supuestos: incumplimiento de las condiciones de uso aceptable; riesgo para la seguridad o disponibilidad del servicio para otros clientes; indicios fundados de uso ilegal o fraudulento; o impago conforme a la cláusula 7.

Acogify podrá resolver el contrato con 15 días naturales de preaviso en caso de: incumplimiento grave o reiterado de estas condiciones; actividad ilegal acreditada o resolución judicial o administrativa al efecto; o impago no regularizado. Tras la resolución, será de aplicación lo previsto en la cláusula 19.

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, Acogify no será responsable de:

• Daños indirectos, consecuentes, incidentales o especiales.
• Lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de ingresos, pérdida de reservas o pérdida de reputación.
• Pérdida de datos causada por el cliente, por terceros o por no haber realizado exportaciones en tiempo.
• Incidencias causadas por fallos de terceros, integraciones externas, APIs de administraciones públicas o plataformas de distribución.
• Daños derivados de una configuración incorrecta de la plataforma por parte del cliente.
• Interrupciones por mantenimiento, fuerza mayor o causas fuera de su control.
• Incumplimientos normativos del cliente en materia turística, fiscal, de protección de datos u otras.

La responsabilidad total acumulada de Acogify frente al cliente, por cualquier causa y bajo cualquier teoría jurídica, no excederá del importe total abonado por el cliente a Acogify durante los 6 meses inmediatamente anteriores al hecho generador de la responsabilidad.

Estas limitaciones no afectarán a la responsabilidad que no pueda excluirse por imperativo legal (dolo, daños personales u otras materias legalmente irrenunciables).

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento o retraso en el cumplimiento de sus obligaciones cuando sea consecuencia de causas ajenas a su voluntad y control razonables, incluyendo sin carácter exhaustivo: catástrofes naturales, guerras, actos terroristas, huelgas generales, decisiones gubernamentales, fallos generalizados de infraestructuras, ciberataques masivos de terceros o pandemias.

La parte afectada notificará a la otra con la mayor celeridad posible y adoptará medidas razonables para mitigar los efectos. Si la causa de fuerza mayor se prolongara más de 60 días, cualquiera de las partes podrá resolver el contrato sin penalización, sin perjuicio del pago de los servicios ya prestados.

Acogify podrá actualizar estas condiciones por razones legales, técnicas o de servicio. Los cambios significativos se notificarán con un preaviso mínimo de 15 días naturales mediante correo electrónico y/o notificación en la plataforma.

Si el cliente no acepta las nuevas condiciones, podrá cancelar el servicio antes de la fecha de entrada en vigor sin penalización. La continuación del uso de la plataforma tras dicha fecha implica la aceptación de los nuevos términos.

Estas condiciones se rigen por la legislación española, en particular por la Ley 34/2002 (LSSI), el Código Civil, el Código de Comercio, el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

Las partes, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, se someten a la jurisdicción y competencia de los Juzgados y Tribunales de Burgos para la resolución de cualquier controversia derivada de este Contrato.

Antes de acudir a la vía judicial, las partes se comprometen a intentar resolver cualquier controversia mediante negociación directa de buena fe durante un plazo mínimo de 30 días naturales desde que una parte lo solicite por escrito.

Las comunicaciones formales entre las partes se realizarán por escrito a las direcciones facilitadas en el momento de la contratación.

Acogify utilizará el correo electrónico registrado por el cliente como canal principal para notificaciones relevantes. El cliente es responsable de mantener su dirección de correo actualizada y de revisar sus comunicaciones.

Para consultas generales, soporte o ejercicio de derechos en materia de protección de datos: hola@acogify.com · C/Iglesia 6, 09670 Quintanar de la Sierra (Burgos) (domicilio postal).