Lo que de verdad cuesta llevar un hotel con 5 programas distintos
Cuánto paga al mes un hotel independiente por PMS, channel manager, TPV, fichajes y check-in — y cuántas horas pierde copiando datos entre programas.
Un hotel independiente rara vez tiene un problema de falta de software. Suele tener el contrario: demasiados programas que no se hablan entre sí. Este artículo pone números a lo que cuesta ese reparto — en euros y en horas.
La suma de las facturas
Precios orientativos de mercado para un hotel pequeño en España (los rangos varían según proveedor y tamaño):
- PMS de reservas: 60–120 €/mes.
- Channel manager: 30–60 €/mes, y en algunos casos comisión adicional por canal.
- TPV del restaurante: 40–70 €/mes.
- Control horario del equipo: 3–5 € por empleado y mes.
- Parte de viajeros / check-in online: 30–50 €/mes.
Total: fácilmente entre 150 y 250 € al mes, repartidos en cuatro o cinco facturas de proveedores distintos. Y con un matiz importante: son costes fijos. En noviembre, con el hotel a media ocupación, las facturas de los programas siguen siendo las mismas que en agosto.
El coste que no sale en las facturas: las horas
El dinero es la parte visible. La invisible es el tiempo que se va en hacer de puente entre programas que no se conocen entre sí:
- Pasar reservas de un sistema a otro (o del email al planning).
- Cuadrar la caja del TPV del restaurante con la del hotel.
- Teclear las facturas de proveedores para mandárselas a la gestoría.
- Hacer el parte de viajeros cada noche con datos que ya estaban en la reserva.
- Enseñar a cada empleado nuevo cuatro herramientas en vez de una.
En un hotel de 8 a 20 habitaciones, esto suma entre 5 y 10 horas a la semana. Casi siempre de la misma persona: el propietario o el director, que es justo quien debería estar en recepción, en la sala o vendiendo.
La prueba rápida: cuenta cuántas veces al día tecleas un dato que el hotel ya tenía en otro programa. Cada una de esas veces es el coste de la fragmentación.
Las dos formas de resolverlo
La primera es integrar: contratar conectores entre programas, cuando existen, y asumir que cada actualización puede romper algo. La segunda es simplificar: que reservas, restaurante, administración, fichajes y cumplimiento vivan en el mismo sistema y compartan los datos desde el origen.
Cómo lo hace Acogify
Acogify junta en una sola cuenta el PMS con channel manager incluido, el motor de reservas web sin comisiones, el TPV con pantalla de cocina, la administración (con lectura de facturas de proveedor por IA y envío a la gestoría), el control horario y el parte de viajeros automático. Una factura desde 59 €/mes, en lugar de cuatro o cinco. Y los datos se teclean una sola vez.