Cómo cumplir con SES Hospedajes sin papel ni teclear dos veces
SES Hospedajes es obligatorio para todos los alojamientos desde diciembre de 2024. Guía práctica para cumplir sin papel: captura por pre check-in o lector de documento (OCR), firma del parte a la llegada y comunicación automática.
SES Hospedajes dejó de ser una recomendación: es obligatorio para todos los establecimientos de hospedaje —incluidas las personas físicas— desde el 2 de diciembre de 2024, tras varias prórrogas del RD 933/2021. Si todavía lo llevas en papel o copiando datos a mano en una web, ya estás obligado a comunicar telemáticamente. La buena noticia es que se puede cumplir sin papeleo y casi sin tiempo de recepción.
Contenido informativo, no asesoramiento legal. La responsabilidad de comunicar en plazo y con datos correctos corresponde al titular del alojamiento. Confirma tu caso concreto con tu asesor.
El problema de hacerlo a mano
- Teclear los datos de cada viajero del documento a una hoja o a la sede.
- Detectar campos incompletos cuando el huésped ya está delante.
- Imprimir el parte, firmarlo y archivarlo en papel.
- Descargar un fichero y subirlo a mano, sin saber qué quedó comunicado.
El flujo sin papel, paso a paso
- Antes de llegar: el huésped rellena sus datos desde el móvil con el pre check-in online; o en recepción, el lector de documento lee el DNI, NIE o pasaporte con la cámara y rellena los campos solo.
- A la llegada: el huésped revisa y firma el parte de entrada en su propio móvil (escaneando el QR del mostrador) o en una tablet de recepción.
- El parte firmado se guarda vinculado a la reserva, con fecha y hora, sin imprimir ni archivar papeles.
- La comunicación al sistema oficial se hace automáticamente, sin descargar ni subir ficheros, con control de qué reservas quedan pendientes.
El lector de documento y la protección de datos
Leer el documento con la cámara ahorra tiempo y evita errores de transcripción. La postura más prudente es no guardar la imagen: se procesa para extraer los datos y se descarta, de modo que no queda una foto del DNI almacenada. Así se reduce el riesgo en materia de protección de datos sin renunciar a la rapidez.
Cuánto se tarda
Hacer el parte a mano puede llevar fácilmente un cuarto de hora por reserva entre teclear, imprimir, archivar y comunicar. Con captura automática, firma en pantalla y comunicación sola, el tiempo por reserva baja a menos de un minuto. El ahorro real depende del número de viajeros por reserva, pero la dirección es clara: menos teclado, menos papel y menos riesgo de olvidar una comunicación.
Cómo ayuda Acogify
Acogify cubre el recorrido completo: pre check-in online, lector de documento (OCR) sin guardar la imagen, firma del parte de entrada a la llegada y comunicación al sistema oficial, todo desde la misma reserva. El dato nace una vez y se reutiliza en recepción, la cuenta del huésped y el registro de viajeros.